Kap 6 HMS Dokumentasjon av uønskede hendelser

6.1 Melding om ulykke og nestenulykke

Formål:
Prosedyren har som formål å sørge for at ulykker eller nestenulykker blir rapportert. I henhold til AML § 5-1 skal alle personskader som oppstår under utførelse av arbeid registreres.

Omfang:
Prosedyren gjelder for alle ulykker og nestenulykker som skjer med ansatte i kommunen.

Målgruppe:
Alle ansatte i Tysfjord kommune som er utsatt for ulykke eller nestenulykke.

Ansvar: Nærmeste leder har ansvaret for å fylle ut alle de nødvendige skjemaene på vegne av kommunen.

Definisjoner:

Ulykke:
En plutselig og uventet ytre påkjenning eller belastning som ligger utenfor rammen av en ordinær arbeidsoperasjon.

Nestenulykke:
En uønsket hendelse som under noen endrede vilkår kunne medført skade på personer, miljø og/eller verdier

Yrkesskade:
Med yrkesskade menes personskade, sykdom eller dødsfall som er en følge av arbeidsulykke. En sykdom kan også godkjennes som yrkessykdom, hvis den er en følge av skadelig påvirkning fra arbeidsmiljøet og er en av de sykdommer som er nevnt i forskrift om yrkessykdommer. Det er et vilkår at arbeidsulykken har skjedd eller den skadelige påvirkning har funnet sted mens du er yrkesskadedekket.

Hvordan melde fra om yrkesskade?
Arbeidsgiver har plikt til å sende skademelding til NAV lokalt.

Fremgangsmåte:

Det rapporteres på to nivåer:

Internt:

Nestenulykker føres i skjema for avviksmelding. Skjema leveres til leder og kopi sendes til systemansvarlig HMS og verneombud.

Eksternt:

Ulykker registreres på NAV skjema http:// www.nav.no/Arbeid/Jobb+og+helse/Yrkesskade Skademeldingskjemeat fylles ut i samarbeid med leder og personalkontoret.

Ved ulykker som har medført dødsfall eller alvorlig skade, skal leder straks varsle Arbeidstilsynet og politiet.

Rådmann skal også varsles ved ulykker som har medført dødsfall eller alvorlig personskade.

Ulykker og nestenulykker skal behandles i AMU, jfr. arbeidsmiljøloven § 7-2 nr. 4.

6.2 Avviksbehandling

Formål:
Sikre at alle ansatte vet hva avvik er, hva de skal gjøre dersom avvik oppstår, og at det kan gjennomføres korrigerende tiltak slik at forholdet eller hendelsen ikke gjentar seg.

Denne prosedyren skal sikre at avviksbehandling følger samme prinsipper i hele kommunen slik at:

• konsekvensene av avvik begrenses
• hvert avvik behandles systematisk slik at vi kan lære av feil og forbedre oss.

Omfang:
Denne prosedyren gjelder for alle situasjoner der avvik oppstår.

Definisjoner:

Avvik: Når en situasjon eller et forhold i arbeidet ikke stemmer overens med krav til HMS eller andre forutsetninger, det vil si når noe går galt eller kan gå galt.

Eksempel på avvik:

• arbeidsulykke, tilløp til arbeidsulykke, eller neste ulykker
• mangler eller feil i prosedyrer eller instrukser
• mangelfull opplæring eller kunnskap
• uheldige psykososiale forhold i bedriften som trakassering, baksnakking, støtende adferd, rusproblematikk etc.

Avviksbehandling: Hva gjør du når avvik oppstår

Korrigerende tiltak: Hva gjør du for å forhindre gjentakelse av avviket.

Ansvar:
Leder av virksomhetene har ansvaret for at denne skriftlige prosedyren gjøres kjent for alle ansatte.

Alle ansatte i kommunen skal følge denne prosedyren.

Handling:

• Ett avvik skal rettes opp ved tiltak så snart som praktisk mulig. Hvis den som oppdager avviket ikke selv kan ordne opp, skal leder varsles.
• Avviket må beskrives ved å fylle ut avviksskjema for dokumentasjon; hva avviket består i, og forslag til korrigerende tiltak
• Avviket må kanaliseres til leder. Leder er pliktig til å følge opp, og skal sende kopi av registrering til verneombud. Når det er bestemt hva som skal gjøres med avviket må korrigerende tiltak iverksettes. Strakstiltak for å lukke avviket, eller tiltak som må inn i handlingsplan og lukkes på lengre sikt. Leder er ansvarlig for denne gjennomføringen i samarbeid med verneombud.
• Tiltakene som gjennomføres skal også rapporteres på samme skjema som selve avviket.
• Alle avvik skal protokollføres av leder, protokoll skal være tilgjengelig for alle ansatte på arbeidsplassen. Avviksprotokoll skal gjennomgås på personalmøter.
• Hendelser eller tilstander som omhandler navngitte personer skal ikke registreres i protokoll, men behandles konfidensielt.

Bistand til vurdering av tiltak kan, og i enkelte tilfeller bør, hentes fra bedriftshelsetjenesten.

Dersom avviket representerer helsefare, skal tiltak settes i verk umiddelbart.

Skjema for avviksmelding – vedlegg 9 a.

Skjema for avviksprotokoll – vedlegg 9 b.

Arkivering:
Ferdigbehandlet avviksrapportering skal arkiveres i lokalt HMS-system. Dersom man har brukt eksterne krefter til å utbedre avviket (for eksempel el.instalatør), skal man ha kopi av faktura eller rapporter som vedlegg.

Unntak: Avviksrapporter med taushetsbelagte personopplysninger skal oppbevares i den enkeltes personalmappe.

Til toppen av siden